INTRODUCCION
Para poder domiciliar pagos por Deporwin, se han de realizar dos pasos:
– Renovación: en este proceso se crean los pagos
– Domiciliación: en este proceso se crea el archivo XML para enviar al banco.
RENOVACION
Cada abono, actividad o servicio, tiene una fecha de próxima de renovación:
– Abonos
– Actividades
– Servicios
Esta fecha indica si es el momento o no de renovar, es decir, de crear un pago que tenga la validez de ese abono, actividad o servicio para el próximo periodo, ya sea mensual, semestral, anual…etc.
Existen procesos para llevar a cabo la renovación de cada uno de ellos. Estos procesos están en:
Mantenimiento -> Renovación
Cada vez que ejecutas uno de estos procesos se creará un pago para cada usuario, correspondiente al próximo periodo de lo que tenga contratado. Vamos a ver cada uno de ellos por separado.
Renovación abonos
Al ir al proceso nos encontramos con esta pantalla, normalmente sin resultados a no ser que haya alguien pendiente de renovar:
Vamos a centrarnos en las secciones clave:
Filtros -> Se puede usar esta sección para filtrar los abonos que quieres renovar, ya bien sea por Tipo, Categoría, Forma de pago o Empresa.
Calcular Total Renovación -> Si se activa esta casilla, se calculará el importe total que se va generar en la renovación. Esto ralentizará el proceso un poco.
Período -> Aquí se decide que abonos son los que se renuevan en función de la fecha de próxima renovación. Todos los abonos que tengan su fecha de próxima renovación entre la fecha inicio y la fecha final que se seleccione, aparecerán para renovar. La fecha de vencimiento se marcará en el caso que se quiera poner un vencimiento al pago diferente a la fecha de próxima renovación.
Actualizar Categorías y Tipos -> Si tenemos precios según categorías de edad, este check sirve para controlar las personas que cumplen años después de la fecha en que estamos renovando, pero antes de la fecha de próxima renovación. Por ejemplo, tenemos un tipo de abono que hasta los 18 años cuesta 25€ mensuales, pero a partir de 18 cuesta 30€ mensuales. Uno de los socios que estamos renovando cumple 18 años el día 30 de marzo. Si no activamos el check a fecha 01/04/19, le cobraremos 25€ en vez de 30€. Normalmente hay precios según categorías de edad por lo que lo activaremos.
Veamos un ejemplo. Vamos a renovar los abonos para el mes de abril, por lo que pondremos de fecha final el 01/04/2019. Al darle a Actualizar tendremos una imagen parecida a esta:
Nos han aparecido 168 para renovar.
No hemos marcado la fecha de inicio porque de esta manera si hubiera un abono que no se ha renovado en el pasado por algún motivo, lo arrastraríamos.
Si marcamos la opción para calcular el total de la renovación y le damos a Actualizar, se nos mostrará el importe. Puede tardar un poco.
Una vez tengamos el listado de cuántos abonos hay para renovar, hay que revisar si hay algún abono que no aparece porque hay algún problema con su renovación, por lo que debemos revisar las incidencias una a una. Lo haremos clicando con el botón derecho en el listado de los abonos y yendo a los cuatro posibles casos: Datos económicos incorrectos, Próxima Renovación incorrecta, Cuota indefinida y abonos duplicados.
Cada vez que clicamos uno de ellos se actualiza el listado con los abonos que tengan ese problema. Para volver al listado original de los abonos correctos, debemos clicar la primera opción:
Datos económicos incorrectos -> Suelen ser abonos cuyo titular no tiene una cuenta bancaria creada y el abono tiene la forma de pago Recibo Domiciliado.
El problema se soluciona añadiendo la cuenta bancaria al titular de cada abono o cambiando la forma de pago del abono a una que no requiera tener una cuenta bancaria.
Próxima renovación incorrecta -> Aparecerían abonos cuya fecha de próxima renovación no es lógica. No suele darse el caso y la solución es ir al abono y cambiar la fecha de próxima renovación manualmente.
Cuota indefinida -> aparecerían los abonos cuya cuota a pagar no es lógica. Suele pasar muy raramente y el problema suele estar en que el abono no tiene una cuota definida.
Abonos duplicados -> aparecerán los abonados que tengan más de un abono activo al mismo tiempo. Este error es el más raro de todos y no debería suceder en ningún caso ya que sólo se puede tener un abono activo. Para solucionarlo se debe ir al abonado y dar de baja uno de los dos abonos.
Una vez hemos solucionado todas las incidencias, volvemos a los abonos correctos. Volvemos a Actualizar el listado, veremos que se han sumado las incidencias solucionadas, y le daremos a Renovar:
Aparecerá un mensaje de verificación, lo aceptamos:
Veremos cómo avanza el proceso de renovación, abajo a la izquierda:
Al llegar al 100% el proceso se habrá acabado y ya podemos ir a renovar las actividades.
Renovación actividades
Al acceder al proceso de la renovación de actividades, la pantalla es muy parecida:
Las secciones clave son bastante parecidas:
La sección filtros y período funciona exactamente igual que con los abonos.
Actualizar Tarifas -> Obsoleto. Es una función que usan usuarios de Deporwin muy antiguos por lo que no se usará.
Veamos un ejemplo. Vamos a renovar los abonos para el mes de Abril, por lo que pondremos de fecha final el 01/04/2019. Al darle a Actualizar tendremos una imagen parecida a esta:
Una vez tengamos el listado de cuántos cursillistas hay para renovar, hay que revisar si hay algún cursillista que no aparece porque hay algún problema con su renovación, por lo que debemos revisar las incidencias una a una. Lo haremos clicando con el botón derecho en el listado de los cursillistas y yendo a los dos posibles casos y los solucionaremos igual que con los abonos: Datos económicos incorrectos y Próxima Renovación incorrecta.
Una vez hemos solucionado todas las incidencias, volvemos a los cursillistas correctos. Volvemos a Actualizar el listado, veremos que se han sumado las incidencias solucionadas, y le daremos a Renovar. Aparecerá un mensaje de verificación, lo aceptamos:
Veremos cómo avanza el proceso de renovación, abajo a la izquierda:
Al llegar al 100% el proceso se habrá acabado y ya podemos ir a renovar los servicios.
Renovación servicios
Al acceder al proceso de la renovación de servicios, la pantalla es muy parecida:
Las secciones clave también son bastante parecidas:
La sección filtros y período funciona exactamente igual que con los abonos y actividades.
Veamos un ejemplo. Vamos a renovar los servicios para el mes de Abril, por lo que pondremos de fecha final el 01/04/2019. Al darle a Actualizar tendremos una imagen parecida a esta:
Una vez tengamos el listado de cuántos servicios hay para renovar, hay que revisar si hay algún servicio que no aparece porque hay algún problema con su renovación, por lo que debemos revisar las incidencias una a una. Lo haremos clicando con el botón derecho en el listado de los servicios y yendo a los dos posibles casos y los solucionaremos igual que con los abonos y actividades: Datos económicos incorrectos y Próxima Renovación incorrecta.
Una vez hemos solucionado todas las incidencias, volvemos a los servicios correctos. Volvemos a Actualizar el listado, veremos que se han sumado las incidencias solucionadas, y le daremos a Renovar. Aparecerá un mensaje de verificación, lo aceptamos:
Veremos cómo avanza el proceso de renovación, abajo a la izquierda:
Al llegar al 100% el proceso se habrá acabado y ya podemos ir a domiciliar los pagos.
DOMICILIACIÓN
Creación del fichero
El objetivo del proceso de domiciliación, es generar un archivo XML con los pagos que se pueden domiciliar de los que hemos generado al renovar abonos, actividades y servicios. Para ir a este proceso se ha de ir a:
Gestión económica -> Facturación -> Domiciliación Cuentas Banc. -> Todo
Una vez se clica la opción, veremos la siguiente pantalla:
La sección clave es el Periodo:
Periodo -> Rango de fechas de vencimiento de los pagos que vamos a buscar y que queremos domiciliar.
Veamos un ejemplo. Vamos a poner de fecha fin el 01/04/2019 y la damos a Actualizar. No vamos a marcar la fecha de inicio. Al no poner fecha de inicio vamos a asegurarnos que, si hay algún pago retrasado de alguna domiciliación atrasada, aparezca.
Como se puede observar, aparecen todos los pagos mezclados, es decir, de abonos, actividades y servicios. Eso quiere decir que cuando le demos al botón Domiciliar, estarán todos los pagos en el mismo archivo XML para enviar al banco. Si se quisiera se podría filtrar los pagos clicando con el botón derecho por diferentes criterios:
Vamos a centrarnos en las más importantes:
Abonos -> aparecerán únicamente los pagos relacionados con abonos.
Actividades -> aparecerán únicamente los pagos relacionados con actividades.
Facturas -> aparecerán únicamente los pagos relacionados con facturas.
Otros -> aparecerán únicamente los pagos no relacionados con abonos, actividades o facturas, como por ejemplo los servicios y los conceptos de venta.
Incidencias -> aparecerán únicamente los pagos que no van a domiciliarse por algún motivo.
Empresa -> podremos filtrar los pagos según la empresa de origen.
El más importante de todos estos filtros, es el de incidencias y lo hemos de revisar cada vez que domiciliamos. Al seleccionarlo veremos un listado de los pagos con el motivo de su incidencia:
En este caso aparece que los datos bancarios no son correctos por lo que se pueden solucionar añadiendo una cuenta bancaria al titular del pago.
Otro motivo común de incidencia suele ser que el mandato SEPA no está firmado por lo que se debería ir al titular del pago y firmar el mandato.
Una vez solucionadas las incidencias, volvemos a filtrar los correctos y volveremos a dar a actualizar:
No aseguraremos clicando otra vez con el botón derecho, que tenemos la cuenta bancaria correcta seleccionada, quedará marcada con un asterisco al final:
Ya sólo resta darle al botón Domiciliar para generar el archivo XML que enviaremos al banco. Una vez clicado aparecerá la siguiente ventana:
Veamos las opciones más importantes:
Nombre -> Es la ruta del servidor donde se guardará el fichero XML.
Descripción -> Descripción que aparecerá en el recibo.
Fecha Vencimiento -> Fecha en la que se cobrará el recibo. Es también la fecha de cobro con la que se quedará el pago domiciliado cobrado en Deporwin.
Tipo de presentación -> Normal o reducido. Indica la urgencia del cobro de la domiciliación. La entidad bancaria es la que debe indicar el tiempo de cada una ya que puede variar según entidad.
Una vez rellenado, clicamos a Aceptar y empezará el proceso de generación de recibos. Cuando finalice veremos un resumen de la remesa:
Le daremos a la opción “No” ya que no vamos a copiar el archivo en ningún disquete. Acto seguido nos preguntará si queremos imprimir por pantalla, por PDF o por impresora, la lista de los recibos generados:
Deshacer domiciliación
Cada vez que creamos un fichero de domiciliación, se guarda en Deporwin la información de la remesa realizada. Esta información la podemos consultar en el menú:
Gestión Económica -> Facturación -> Remesas Recibos
Al acceder a esta sección, nos aparecerá un listado resumen de todas las remesas bancarias realizadas:
Si todavía no hemos enviado el fichero al banco, podemos deshacer la remesa seleccionada clicando el botón “Deshacer”:
Al deshacer una remesa, se va a desmarcar el cobro de todos los pagos que estaban en dicha remesa y eliminará los recibos creados, por lo que se pueden volver a domiciliar. Esta acción no debe realizarse si ya se ha enviado el fichero al banco. Al clicar al botón aparecerá un aviso como el siguiente informando de ello:
Al clicar “Si”, deshará la remesa.
Regenerar domiciliación
Si por algún motivo hemos perdido el fichero de domiciliación y no lo encontramos, tenemos la opción de volver a generarlo. Para ello, desde la sección “Remesas Recibos”, debemos clicar la remesa y clicar al botón “Regenerar”:
Al clicar, aparecerá la siguiente ventana:
Al clicar “Sí”, volverá a aparecer la ventana para configurar los parámetros del archivo de nuevo:
Este archivo que estamos volviendo a crear tiene una validez total si la enviamos de nuevo al banco.
DEVOLUCIONES
Configurar comisiones
Cuando un recibo se devuelve, existe la posibilidad de generar unos gastos financieros por realizar dicha devolución. Esos gastos financieros se pueden establecer manualmente en el momento de la devolución o se pueden configurar para que ya tenga un valor por defecto, ya bien sea por realizar una devolución manual o introducida por un fichero de devoluciones. Para ello, se ha de configurar desde la forma de pago que usamos para domiciliar y en la entidad bancaria a la cual domiciliamos.
– Para la forma de pago iremos al menú:
Tablas auxiliares -> Tablas auxiliares -> formas de pago
Una vez aquí, seleccionamos la forma de pago que usamos para domiciliar, activamos el check “Imputar al Devolver” y establecemos un valor. Si ese valor es un porcentaje, también clicaremos al porcentaje. Hay que recordarse de “Validar”. En el ejemplo hemos establecido 4,5€ de gasto.
También se puede especificar que el pago nuevo que se genera por la devolución de un pago domiciliado sea por defecto en metálico.
– Para la entidad bancaria iremos al menú:
Tablas auxiliares -> Tablas auxiliares -> entidades bancarias gestión
Una vez aquí, clicamos la entidad bancaria, activamos el check “Imputar al Devolver” y establecemos un valor. Si ese valor es un porcentaje, clicamos el símbolo de € para que cambie a %.
De esta manera ya tenemos configuradas las comisiones por defecto tanto si se realiza una devolución manual o una desde un archivo de devoluciones.
Devolución manual
Para realizar una devolución manual, hemos de ir a la ficha del cliente y a la pestaña “Pagos”, y luego a “Recibos”:
Nos aparecerá una lista de todos los recibos de la persona, si alguno de ellos estuviera devuelto, estaría activado el check “Dev.” de la última columna:
Para devolver un recibo, hemos de clicar con el botón derecho del ratón al número de recibo que queremos devolver situado en la primera columna, aparecerá la opción “Devolver recibo”:
Con está acción devolveremos todos los pagos del recibo.
Aparecerá la siguiente ventana con varias configuraciones posibles:
Vemos que los gastos financieros ya aparecen por defecto a 4,5€. Si no estuvieran configurados, los podríamos poner manualmente.
Si por ejemplo queremos devolver el recibo causando baja inmediata por impago, podremos los siguiente en la parte superior:
Además, pondremos un motivo de devolución y especificaremos que el pago que vamos a generar pendiente de cobrar, tenga la forma de pago metálico:
Al “Aceptar”, es posible que nos aparezca un aviso que no ha detectado que no hemos especificado un centro de coste ya que normalmente no se suelen utilizar:
Clicamos a “Sí” y se marcará el recibo como devuelto:
Si vamos a los pagos de la persona, se habrán anulado los pagos domiciliados cobrados y se habrán generado nuevos pagos cuya descripción empieza por “Pendiente”, pendientes de cobro y con la forma de pago metálico. También veremos los gastos financieros:
Devolución por archivo
La manera más ágil de devolver recibos, es introducir en Deporwin el fichero de devoluciones que te facilita el banco. Para ello, una vez tenemos el archivo vamos al menú:
Gestión Económica -> Facturación -> Remesas Recibos
Una vez aquí le damos al primer botón de abajo, “Dev. Fichero”.
Al clicar, aparecerá el explorador de Windows para que busques dónde está el archivo de devoluciones:
Una vez localices el archivo y cliquemos a “Abrir”, aparecerá la ventana para configurar los parámetros de la devolución:
La ventaja de realizarlo de esta manera, es que al estar marchado el check “Repetir las opciones para todos los recibos devueltos”, configuraremos una vez los parámetros y al clicar “Aceptar” lo repetirá para todos los recibos devueltos del archivo.
Deshacer Devolución
Si por algún motivo queremos deshacer una devolución, bastará con ir a la ficha del cliente y a la pestaña “Pagos”, y luego a “Recibos”:
Identificamos el recibo devuelto porque tendrá marchado en la columna de la derecha el check “Dev.”:
Y hemos de clicar con el botón derecho del ratón al número del recibo que queremos deshacer la devolución situado en la primera columna, aparecerá la opción “Deshacer devolución”:
Sólo con clicar, lo deshará. No hay que aceptar ningún mensaje más.
