Debido al cierre de instalaciones a partir del 16 de marzo, la mayoría de los centros deportivos han de compensar o posponer las cuotas de los clientes. Aquí tenéis una lista con diferentes estrategias para que podáis escoger la que mejor se adapte a vuestro modelo de gestión. Desde T-Innova os daremos soporte para implementarla en vuestra instalación. 1. Cuotas y matrículas de abonado:
1.1. Compensación de marzo
1.1.1. Compensación de las semanas de marzo, generando un cargo negativo por los días no consumidos
Esta es la opción más habitual, recomendable … y obligada legalmente.
DeporWin permite emitir una transferencia bancaria por este importe, pero en el caso de pagos por recibo domiciliado, se corre el riesgo de que el usuario devuelva el recibo completo y se quede además con el importe devuelto, por lo que no es una opción demasiado recomendable.
Lo más sencillo es compensar este importe con la primera cuota que se vuelva a generar, lo cual DeporWin gestionará de forma automática al lanzar la siguiente remesa bancaria.
Se pueden haber producido devoluciones de recibos antes o después de aplicar la compensación, pero en este caso no afecta al procedimiento ya que el usuario tendrá un saldo a su favor + recibo pendiente.
1.1.2. Compensación parcial de las semanas de marzo
Si pese a estar cerrada, la instalación puede ofrecer parte de los servicios (por ejemplo, mediante clases virtuales), se puede plantear la opción de cobrar un % de la cuota (ver puntos 1.2.1.2 o 1.2.1.3)
1.2. Cuotas de abril y posteriores
1.2.1. No cobrar nada
Mientras no se pueda prestar servicio al usuario, no se debe cobrar ningún importe al usuario, por lo que hay postergar el cobro de las cuotas hasta el momento que se vuelva a prestar servicio.
Hay tres formas de realizar este proceso:
1.2.1.1. Modificar la fecha de próxima renovación para saltarnos los períodos necesarios
Es bastante sencilla de aplicar, pero no deja constancia económica de que no se ha cobrado la cuota, solo queda registro en el historial de cada usuario.
Hay que tener en cuenta las cuotas trimestrales, semestrales, etc., ya que, si se trabaja por períodos naturales (que es lo más habitual), no solo hay que extender el período si no que hay que ajustar la siguiente cuota a pagar para que no cobre el período completo.
1.2.1.2. Generar las cuotas, pero a importe 0
Es la más fácil de gestionar y tiene la ventaja que queda un registro económico de que no se ha cobrado (aunque sin indicar el importe). Hay que ir con cuidado con las cuotas bimestrales, trimestrales, semestrales y anuales ya que en esos casos probablemente sí que tendremos que cobrar parte de la cuota
1.2.1.3. Generar las cuotas y compensar los períodos sin servicio
En este caso, se realiza la facturación habitual, pero posteriormente se generar importes negativos por los períodos no consumidos. Similar a la opción anterior, pero con la ventaja que cuantifica el importe que se ha bonificado a cada usuario, lo cual es bastante útil para prestadores de servicio que tengan que reclamar este coste al Ayuntamiento. Tiene la ventaja adicional de que el mismo proceso sirve para todas las cuotas (mensuales, trimestrales, etc.) ya que solo se generará un abono de los días en los que la instalación ha permanecido cerrada.
1.2.2. Cobrar una parte de la cuota
Si pese a estar cerrada, la instalación puede ofrecer parte de los servicios (por ejemplo, mediante clases virtuales), se puede plantear la opción de cobrar un % de la cuota.
Procederemos a una renovación convencional, con una compensación de todos los días del mes a un porcentaje.
1.3. Primera cuota de re-apertura
Hay que tener en cuenta que probablemente el usuario tenga un remanente a su favor por el cargo negativo emitido durante el mes de marzo, que se irá compensando con las siguientes cuotas.
1.3.1.Cobrar la parte proporcional de la cuota mensual en función del día en el que se reanude la actividad (por ejemplo, si es el día 20, cobrar 1/3 de la cuota mensual):
Será el proceso más habitual, aunque habrá que gestionar peticiones de bajas y situaciones particulares
1.3.2.No cobrar el mes en el que se reanude la actividad:
En función de la fecha de apertura o la política de cada centro, una opción fácil y que permite amortiguar parte de las bajas iniciales es no cobrar la mensualidad del mes en el que se reanude la actividad. Otra vez hay que tener en cuenta los períodos de renovación trimestrales, semestrales y anuales (al igual que el punto 1.2.1.1).
Dentro de esta opción nos encontramos los mismos casos que en 1.2.1 (modificar fecha de próxima renovación, cuotas a importe 0 o compensaciones o negativos)
1.3.3.Cobrar los días a partir del primer acceso a la instalación (por ejemplo, se abre el día 20 pero un usuario no entra hasta el día 25, por lo que solo se le facturarían los 5 días restantes):
Esta sería la más flexible para el usuario ya que le estaríamos ‘congelando’ la cuota hasta el día que vuelva a las instalaciones. Esta estrategia ser debería limitar en el tiempo, por ejemplo: Si la instalación se abre en 10 de junio, el 1 de agosto ya se facturarán todas las cuotas independientemente que haya accedido o no a la instalación.
En resumen:
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- Si la fecha del primer acceso (tras la reapertura) está dentro del mes a renovar:
- Renovar normal + Venta selectiva de compensación de todos los días del mes anteriores a la fecha del primer acceso (de un recinto) al 100%
- Si la fecha del primer acceso (tras la reapertura) es anterior al mes a renovar:
- Renovación normal
- Si no hay fecha de primer acceso (tras la reapertura)
- Renovar normal + Venta selectiva de compensación de todos los días del mes al 100%
- Si la fecha del primer acceso (tras la reapertura) está dentro del mes a renovar:
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1.3.4.Permitir excedencias/congelaciones/bajas temporales:
El principal objetivo de esta medida es reducir las bajas de los usuarios que no tienen intención de hacer uso de la instalación (principalmente por miedo al contagio), aprovechando el hecho que tienen un saldo a su favor (de marzo).
Una congelación de la cuota implica que el usuario no tiene acceso a la instalación, pero permite reactivar fácilmente la cuota sin costes de matrícula o similares y aprovechar en ese momento el saldo pendiente a su favor.
Comercialmente, podemos gestionar campañas específicas para este colectivo (por ejemplo, cuando ya no exista riesgo de contagio) de forma muy efectiva, mucho más que con usuarios que se han dado de baja definitivamente.
Esta estrategia es similar a 1.3.3 con la diferencia que la congelación se aplicaría de forma puntual a quienes soliciten la baja, mientras que la 1.3.3 se aplicaría a todos los usuarios.
1.3.5.Aplicar un descuento especial durante los X primeros días/meses
Teniendo en cuenta que lo más probable es que el inicio de actividad de los centros venga acompañado de restricciones de horarios y/o aforos, una buena opción puede ser reducir en un % las cuotas de los usuarios durante un período.
Esta opción puede combinarse con las anteriores (por ejemplo, cobrar según los días que resten del mes aplicando un descuento de un 25%)
2. Cursillos
En el caso de los cursos/actividades se puede aplicar un criterio similar al de los abonos:
2.1. Cuota de marzo
Misma operativa que 1.1
2.2. Cuota de abril-mayo
Misma operativa que 1.2
2.3. Cuota a partir de la apertura
Misma operativa que 1.3
Existe la salvedad que puede haber cursos que no se impartirán hasta la siguiente temporada deportiva y que el usuario no tenga forma de reutilizar el dinero compensado.
En estos casos puntuales, y una vez pasados los 58 días de margen de devolución de recibos, puede ser una buena estrategia realizar la devolución mediante una transferencia bancaria
3. Bonos
La principal característica de los bonos es que tiene una fecha de caducidad, por lo que, en este caso, los más sencillo es extender la fecha de caducidad los días/meses que la instalación ha estado cerrada.
4. Servicios (taquilla, etc.)
Para el caso de servicios complementarios, se podría aplicar la misma estrategia que para las cuotas de los abonos, teniendo en cuenta que es más probable que estos servicios tengan períodos de renovación no mensuales (semestrales, anuales…)
4.1. Cuota de marzo
Misma operativa que 1.1
4.2. Cuota de abril-mayo
Misma operativa que 1.2
4.3. Cuota a partir de la apertura
Misma operativa que 1.3
5. Servicios NMS
Los servicios NMS (Nuevo Modelo de Servicios) abarcan cuotas de abonos, cursillos y servicios complementarios, por lo que se puede aplicar una estrategia similar
5.1. Cuota de marzo
Misma operativa que 1.1
5.2. Cuota de abril-mayo
Misma operativa que 1.2.1.3 (generar las cuotas y compensar los periodos sin servicio)
5.3. Cuota a partir de la apertura
Misma operativa que 1.3
6. Alquileres
Los alquileres (pistas de padel, tenis, entrenador personal, etc.) que no han podido consumirse tienen que compensarse, para ello tenemos varias estrategias:
6.1. Compensar el importe
De una forma análoga a los abonos, podemos generar un cargo negativo que se irá compensando en las siguientes remesas bancarias
6.2. Deshacer el consumo del bono
En el caso de que la reserva se haya pagado mediante un bono, lo más sencillo es deshacer el consumo del bono para que pueda ser utilizado posteriormente. Esta estrategia tiene que combinarse con la prolongación de la fecha de caducidad del bono
6.3. Dinero a cuenta
Otra opción es la de devolver el dinero de la reserva en forma de tarjeta monedero, que podrá ser utilizado posteriormente para el pago de nuevas reservas. El inconveniente de esta opción es que, si el alquiler se cobró mediante un recibo domiciliado y nos lo devuelven, igualmente podrá consumir el dinero a cuenta, por lo es recomendable (en el caso de existir recibos domiciliados) aplicarlos pasados 58 días de la fecha de cobro.
